Manual de uso e integración de SNUUBE AI Workforce

Cómo usar esta guía

Esta es la ruta paso a paso para dejar tu empresa lista para operar en SNUUBE AI Workforce, de forma profesional y sin dejar cabos sueltos. Está pensada para el dueño o administrador que acaba de entrar y quiere hacer el setup bien la primera vez.

Léela en dos partes: primero el Setup base (los 6 pasos que aplican a cualquier industria), y luego el bloque de tu nicho, que ajusta la configuración a tu tipo de negocio. Cada paso indica exactamente dónde hacer clic dentro del portal.

Qué tener a mano antes de empezar

Para que el setup fluya sin frenar a la mitad, ten listo:

• El logo de tu empresa (PNG o JPG) y los datos básicos (nombre legal, teléfono, dirección).
• Tu lista de servicios/productos con precios reales — aunque sea un borrador; se puede ajustar después.
• Los correos de tu equipo y qué rol/departamento tendrá cada persona.
• Acceso a tu WhatsApp de negocio y a tu pasarela de pago, si vas a cobrar en línea.
• Si usas Google Calendar u Odoo, las credenciales de esas cuentas.

Brain Setup: la base de todo

El Brain Setup es la implementación inicial donde SNUUBE aprende cómo trabaja tu empresa (tus servicios, precios, tono y procesos) para que los agentes de IA ejecuten como tú lo harías, no de forma genérica. Es un pago único de implementación y es lo que distingue un portal "encendido" de uno solo instalado.

Si aún no lo has hecho, entra a snuube.com/precios y usa el asistente de Brain Setup: responde el brief de tu negocio, el sistema evalúa tu caso y te sugiere el plan adecuado. Al terminar, tu espacio de trabajo queda listo para los pasos de abajo.

Paso 1 · Activa tu cuenta y configura tu empresa

Al crear tu cuenta quedas como owner (dueño) de tu espacio de trabajo. Lo primero:

1. Entra a Configuración y completa los datos de tu empresa: nombre, teléfono, dirección y logo. El logo aparecerá en tus propuestas, portales de cliente y documentos.
2. Elige tu moneda y zona para que cotizaciones y reportes salgan en tus valores reales.
3. Revisa tu plan y los módulos activos: no todos los módulos están en todos los planes. Si te falta uno que necesitas, se activa subiendo de plan.

Paso 2 · Conecta tus herramientas

En Configuración → Integraciones enlazas los servicios externos. Conecta solo los que uses:

• WhatsApp: para que los agentes den seguimiento, envíen propuestas y recordatorios por el canal que tus clientes ya usan.
• Pasarela de pago (Stripe / MercadoPago / PayPal): para cobrar en línea y que Facturación y Cobros funcionen solos.
• Google Calendar: para que la Agenda cree eventos y videollamadas reales, y todo tu equipo vea lo mismo.
• Odoo (opcional): si ya llevas contabilidad/inventario ahí, conéctalo para sincronizar.

Cada integración se conecta una vez y queda activa; verás su estado en verde cuando esté lista.

Paso 3 · Invita a tu equipo y asigna roles

Desde Configuración → Equipo:

1. Invita a cada colaborador con su correo. Recibe un enlace de activación y su Employee Key (clave para herramientas como SNUUBE Field y 3D Studio).
2. Cada miembro obtiene además un ID Key único (por ejemplo STAFF-7X4K) que el sistema usa para identificarlo en datos, reportes y — donde aplique — Smart Bands.
3. Asigna rol (owner, admin, miembro) y departamento a cada quien, para que al entrar caigan directo en su área de trabajo y solo vean lo que les corresponde.

Paso 4 · Carga tu catálogo y tus precios reales

Este paso es el que hace que las cotizaciones y propuestas salgan con tus númerosy no con un genérico. Carga tu catálogo de productos/servicios y tarifas (a mano o por CSV) en la sección correspondiente de tu nicho. Mientras más real sea tu catálogo, más precisas serán las cotizaciones que genere el Cotizador IA.

Consejo: empieza con tus 5–10 servicios más vendidos. No necesitas cargar todo el primer día.

Paso 5 · Enciende a Sbot y a tus agentes

Sbot es tu asistente dentro del portal: le pides cotizaciones, propuestas, seguimientos o reportes en lenguaje natural y él ejecuta con la información de tu empresa. Al terminar el Brain Setup y cargar tu catálogo, Sbot ya conoce tu negocio.

• Prueba una acción rápida (por ejemplo, "cotiza …") para confirmar que responde con tus datos.
• Revisa Ayuda Interna: ahí tu equipo puede preguntarle a Sbot cómo hacer cualquier tarea del portal.

Paso 6 · Corre tu primer flujo de punta a punta

Antes de invitar clientes reales, haz una prueba completa para ver el sistema trabajando:

1. Crea un Brief de prueba (un cliente y un servicio típico).
2. Genera la Propuesta y/o Cotización con el Cotizador IA.
3. Ábrela desde el Portal del Cliente para ver lo que verá tu cliente.
4. Muévela por el tablero de Ventas/Proyectos hasta producción/entrega.

Si ese recorrido funciona, tu setup base está completo. Ahora ajusta a tu nicho.

Nicho · Talleres Publicitarios y Studios de Diseño

Para letreros, stands, señalética y material POP:

1. Carga tu catálogo de productos (rótulos, acrílicos, lonas, stands…) con materiales y precios base.
2. Configura el Cotizador IA con tus medidas y márgenes reales para que cotice por dimensiones.
3. Usa Brief IA → Propuesta IA para generar propuestas con render 3D; si trabajas con Blender, conecta SNUUBE 3D Studio PRO.
4. Organiza fabricación en el Kanban de Producción / Dashboard de Taller por estación.
5. Comparte avance con el cliente por QR / Portal del Cliente y cierra con seguimiento post-venta.

Nicho · Recreación & Eventos

Para campamentos, planes vacacionales, excursiones, visitas guiadas y eventos:

1. Crea tus grupos en REC+ (patrulla, unidad de transporte o cabaña) y etiqueta cada uno con su tipo de programa (evento, campamento, plan vacacional, excursión, visita guiada).
2. Inscribe participantes en Fichas: cada uno recibe un ID Key único (ej. PART-7X4K) y puedes subir su foto. Completa la ficha médica (alergias, contacto de emergencia).
3. Configura Logística del programa: transporte, equipo, suministros y alimentación (desayuno, almuerzo, merienda, cena, hidratación).
4. Activa las Smart Bands y el control diario (asistencia, temperatura) para el pase de lista y el conteo en vivo.
5. Sube el plano de tu instalación y genera el plan de evacuación con IA (incendio, terremoto u otra emergencia).
6. Comparte con las familias el acceso en vivo desde Fichas → Familia, y revisa Reportes general o por programa/grupo.

Nicho · Rental para Eventos y Festejos

Para alquiler de mobiliario, equipos y decoración:

1. Carga tu inventario de renta (sillas, mesas, carpas, sonido…) con cantidades y tarifas.
2. Cotiza por cantidad de invitados/pax y fechas con el Cotizador IA.
3. Usa la fecha de entrega y fecha de recogida para planear la operación.
4. Coordina Logística de entrega/recogida y control de unidades.
5. Lleva el estado de cada reserva en el tablero de Proyectos y cobra desde Facturación.

Nicho · Turismo de Experiencia

Para tours, experiencias y paquetes turísticos:

1. Carga tus paquetes y tours con duración, cupos y precio.
2. Arma itinerarios y cotiza por número de viajeros y días.
3. Gestiona reservas y fechas desde la Agenda.
4. Registra viajeros y, cuando aplique, usa Logística y protocolos de seguridad como en Recreación.
5. Da seguimiento y post-venta por WhatsApp para reseñas y recompra.

Checklist de arranque

Tu empresa está lista para operar profesionalmente cuando puedes marcar todo esto:

• Empresa configurada con logo, moneda y plan correctos.
• Integraciones necesarias conectadas (en verde).
• Equipo invitado, con roles y departamentos asignados.
• Catálogo y precios reales cargados.
• Sbot respondiendo con tus datos.
• Un flujo completo probado de brief a entrega.
• Configuración específica de tu nicho lista.

Soporte y acompañamiento

¿Te trabaste en algún paso o quieres que el equipo de SNUUBE te acompañe en el setup? Escríbenos por WhatsApp al +1 809-563-7565 o entra a snuube.com. También puedes preguntarle a Sbot desde Ayuda Interna dentro del portal en cualquier momento.